Cloud-Infrastruktur für Behörden

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Beschreibung des Anliegens

Problem
Oft haben unsere Behörden den Ruf, sehr langsam zu sein. Nachdem ich meine Lehre beim Kanton Bern absolviert habe, kann ich das nur zu gut bestätigen. Dies liegt jedoch nicht primär daran, dass die Mitarbeitenden einfach langsam arbeiten (würden), sondern der Grund liegt vielmehr darin, dass die heutzutage zur Verfügung stehenden digitalen Angebote nur ungenügend genutzt werden.
Daraus entstehen noch einige Probleme mehr, wie zum Beispiel der unnötige Verbrauch von Papier, sowie der Ausstoss von umweltschädigendem CO2 durch dessen Transport.
Ein weiteres, meiner Meinung nach sehr relevantes Problem, betrifft den Verkehr. Unsere Strassen und auch der ÖV sind schon heute insbesondere zu Stosszeiten mehr als überlastet und ein Ende ist nicht in Sicht. Die Strassen müssen sogar noch ausgebaut werden und auch die Unterhaltskosten steigen durch die intensive Nutzung. Ein weiteres damit zusammenhängendes Problem betrifft den Raumbedarf. Wenn von zuhause aus gearbeitet werden kann wird weniger Arbeitsfläche benötigt, was wiederum die Umwelt in verschiedenen Punkten entlastet und auch Steuergelder kürzt.
Meine Lösung
M(ein) Lösungsansatz sieht vor, eine behörden-übergreifende Cloud-Infrastruktur zu errichten, von der Behörden aus Bund, Kantonen und Gemeinden auf die Bereiche, für die sie zuständig sind Zugriff haben. So haben Mitarbeitende aller Behörden, die an einem Geschäft beteiligt sind, schnell und unkompliziert Zugang zu den Dokumenten, die sie benötigen. Und dies erst recht noch zeitsparend und umweltfreundlich. In einem weiteren Schritt könnte man viele Vorgänge automatisieren und so Zeit und Arbeitskräfte sparen.
Vorteile
Da die Dokumente an einem zentralen Ort abgelegt werden ergeben sich vielerlei Vorteile:
-    Da die Transportwege der Unterlagen entfallen, verkürzt sich die Dauer eines Geschäftes erheblich.
-    Durch den entfallenen Transportweg wird der CO2-Ausstoss verringert.
-    Durch die elektronische Ablage kann der Papierverbrauch und die damit verbundene Abholzung reduziert werden.
-    Dank der automatisierten Einlesung der Daten, müssen diese nicht noch aufwändig selbstständig in andere Systeme übertragen werden. So können beispielsweise Felder von Formularen automatisch eingelesen und auch direkt in die vorgesehenen Zielfelder geschrieben werden.
-    Da Raum gespart wird, kann dieser anders genutzt werden. Beispielsweise für Wohnflächen. So wäre auch der Verbau von Grünflächen eingegrenzt, da man einfach bestehende Gebäude umbauen müsste, statt diese komplett neu zu errichten. Durch die entfallenen Miet- bzw. Instandhaltungskosten können Steuergelder eingespart werden.
-    Da die Dokumente zentral Online abgeholt werden können, ist es nicht mehr notwendig diese an einem bestimmten Ort (Arbeitsplatz) zu erledigen. Die Bearbeitung kann von Zuhause aus erfolgen, was den Verkehr entlastet und den CO2-Ausstoss der Fahrzeuge nochmals deutlich verringert. 
Risiken
-    Durch die rein elektronische Sicherung der Dokumente, können diese leichter verloren bzw. gelöscht werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Dokumente korrekt zu sichern, also mindestens täglich ein Backup zu errichten, welches komplett getrennt vom bestehenden System läuft. So können auch Hackerangriffe keinen Einfluss auf die Backup-Dokumente nehmen.
-    Abhängigkeit von diesem System: Es müssen Ressourcen zur Verfügung stehen, mit dem man den Ausfall des Systems überbrücken könnte. Eine Idee wäre der Einsatz eines weiteren Backup-Systems.
Beispiel Baugesuch an einer Kantonsstrasse
Heute reicht der Bauherr sein Baugesuch bei der Gemeinde ein, welche dieses innerhalb eines bis zweier Monate prüft, bei sich ablegt und dann per Post an die zuständige kantonale Stelle weiterleitet. Die kantonale Behörde liest die Daten von Hand heraus und eröffnet ebenfalls ein neues Geschäft. Innerhalb von einem Monat prüft sie dieses und erteilt, dann Rückmeldung an die Gemeinde. Wiederum per Post. Im Normalfall erhält der Bauherr so erst nach drei Monaten einen Entscheid und muss sein Baugesuch im schlimmsten Fall überarbeiten, was nochmals eine Bearbeitungsfrist von drei Monaten nach sich zieht. Falls auch der Bund seine Beurteilung abgeben muss, dauert das Verfahren entsprechend noch länger.
Gleiches Beispiel mit Lösungsvorschlag
Der Bauherr reicht sein Baugesuch Online über ein vorbereitetes Formular bei der Gemeinde ein. Da dieses Formular stets dasselbe ist, können die für die Gemeinde relevanten Daten automatisch herausgelesen werden. Und weil das Formular Online eingereicht wurde, sieht es die zuständige Person von der Gemeinde (zumindest theoretisch) noch in derselben Minute und das, ohne auch nur ein einziges Blatt Papier in die Hand genommen zu haben. Diese Person kann ohne langen und umweltbelastenden Arbeitsweg von Zuhause aus die Beurteilung vornehmen und danach auch gleich der zuständigen Person vom Kanton freigeben. Falls Abklärungen oder Rückfragen nötig sind, können diese auch bequem von zuhause aus per Telefon vorgenommen werden. Beim Kanton wiederholt sich dasselbe Spiel. Falls der Bund auch mitspracheberechtigt ist, nochmals. Allenfalls ist eine Begehung des Ortes unumgänglich, doch auch dann ist es sinnvoller diesen von Zuhause aus starten zu können, als zuerst ins Büro zu gehen und dann erst von dort aus zu starten (Das Maximum wäre jedoch meiner Meinung nach die Begehung per Drohne, doch das ist endgültig Zukunftsmusik). Nachdem das Baugesuch vom Kantonsmitarbeitenden beurteilt wurde, gibt dieser Rückmeldung an die Gemeinde, die den Entscheid dann dem Bauherrn mitteilen kann.